RFPとは?提案依頼書のメリットから、書き方まで解説します!

RFP(Request For Proposal)とは、提案依頼書のことです。

「これから新たなシステムを検討したい」「現存のシステムを全面リニューアルしたい」といった際に、発注企業の情報システム担当者が、SIer(エスアイヤー=システム開発から保守運営まで全てやってくれる企業)やITベンダー(IT製品やITサービスを提供している企業)に、自社システムの必要要件や実装機能を明示するオリエンテーション書類です。

簡単にいうと、「今弊社のシステムは〇〇〇という課題を抱えているので、それを解決し更に〇〇にしたいので、〇〇〇という機能を入れて、〇月末までに〇〇〇円で構築する提案書を作って下さい」というものです。その背景には、従来の開発現場では口約束や漠然とした発注が原因となり、多くの開発現場で混乱が生じてきた歴史があります。

このように、RFPはシステム開発プロジェクトの指針かつ仕様書になり、ユーザー企業に提出する文書なのでとても重要です。

本記事では、RFPの意義やメリット、項目、サンプルについて解説します。

 

1. RFPとは

RFP(Request Ror Proposal)とは、最適なシステム提案を受けるためのオリエンテーション書類です。情報システムの導入を行うにあたり、発注先候補のITベンダーに具体的な提案を依頼します。

わかりやすくいうと、クライアントが委託業者に対して、システム開発や委託業務に関する条件や気をつけるべき項目を明記した依頼文書です。「こういった内容で、こういう条件を満たしたシステムの構築をお願いします」という文書です。

システム開発の全工程におけるRFPの位置づけは、以下のようになります。

システム開発全工程におけるFRPの位置づけ

 

 

2. RFPの効果とは

RFPには、どんな効果があるのでしょうか。結論から申し上げると、RFPを準備し共有することで“開発プロジェクトが、スケジュール通りに、想定予算内で、期待したクオリティを実現できる”という効果があります。

システムの要件定義としてのRFPをきちんと準備し、SIerやベンダー各社に対して提案募集段階で広報することによって、統一したイメージが共有され、プロジェクトがスムーズに進行することが一般財団法人日本情報システム・ユーザー協会の資料からわかります。

 

3. RFPのメリットとは

RFPは、システム開発業務上のコミュニケーションの精度を上げ、その結果、仕事のクオリティと生産性も上げるという大きなメリットがあります。それぞれを、詳しく解説していきます。

3‐1. スケジュール、予算、クオリティ担保の実現

RFPの一番大きなメリットは、開発プロジェクトが発注主企業のシナリオ通りに実現することです。開発プロジェクトもビジネスですから、時間、コスト、品質の3条件を満たすことは必須です。この大GOALを達成することが、一番重要なメリットです。

3‐2. システム導入概要の明確化

次項で記入項目は詳しく扱いますが、発注主のシステムや委託業務に関する要望項目が詳細に盛り込まれているのがRFPです。文書に記載することで説明の労力が省略でき、一度に複数のベンダーといわれるシステム開発会社と共有できます。

3‐3. 社内コンセンサスの効率化

企業で案件を動かす場合、社内で稟議という承認プロセスがあります。係長や課長、部長といった管理職に、「今回のシステムは、こういった目的で、こういう機能を装備して、いくらで、いつまでに作りたいのですが」という内容をわかりやすく説明する機能を持つのがRFPな
のです。

3‐4. 募集強化とレベルアップ

RFPを作成することで、一度に大量のベンダーに広報することができます。またRFPの内容は作りたいシステムや委託業務の要件定義の機能を果たすので、提案依頼を受けた会社が項目ごとに努力した提案をするようになり、アウトプットのレベルが向上できるというメリットがあります。

3‐5. 募集提案の統一評価基準

RFPは依頼する業務の条件が記されているので、それらをどれぐらい満たしているかというベンダーの評価基準の機能も果たすメリットがあります。親切なRFPには、発注主が重視すべき項目とその理由を明記しているものもあります。

3‐6. トラブル防止効果

一般的に口頭だけでの説明では、どうしても勘違いや誤解が生まれる可能性があります。RFPを作成することで、そういったリスクをある程度回避できるというメリットがあります。

RFPを作成することで、開発プロジェクトがスムーズに進行し、多くのメリットがある

 

4. RFP作成前に準備すべきこと

RFPを作成するということは、一つのプロジェクトがスタートすることを意味します。ここで社内の意思統一がしっかりなされることが、その後のプロジェクト運営の成否の大きな鍵になります。RFP作成前に準備すべきポイントを、以下に記します。

【RFP作成前に準備すべきこと】
・RFP作成チームは、どこか主体でやるのか、メンバー選考などの体制を作る
・主体になる部署の中核人物がプロジェクトオーナーになるのが望ましい
・プロジェクトオーナーがプロジェクトマネージャ(PM)を選任し、メンバーを配置する
・プロジェクトオーナーが、会議を設定する
・システム構築の背景や目的などを取りまとめる
・業務要求や技術要求、運用要求を洗い出し、取りまとめる
・システムの規模やコスト、スケジュールをシミュレーションする

 

5. RFPの書き方

案件によって当然中身は変動しますが、代表的なRFPの書き方を以下に記します。

5‐1. 提案依頼全体概要

①提案依頼全体概要
・はじめに
・会社概要
・システム導入の背景

5‐2. 提案依頼手続き

②提案依頼手続き
・提案スケジュール
・提案依頼書の概要と構成
・提案要領

5‐3. 提案依頼概要

③提案依頼概要
・提案依頼範囲
・提案依頼内容

5‐4. 提案依頼詳細

④提案依頼詳細
・運用体制
・費用負担
・貸与物・資料に関するルール
・作業場所

5‐5. 現在のシステムの改題と解決の方向性

⑤現在のシステムの改題と解決の方向性
・課題1
・課題2
・課題3
・課題4
・解決の方向性

5‐6. 機能要求

⑥機能要求
・機能1
・機能2
・機能3
・機能4
・機能5

5‐7. 非機能要求

⑦非機能要求
・非機能1
・非機能2
・非機能3
・非機能4
・非機能5

5‐8. 設計・開発・テスト要求

⑧設計・開発・テスト要求
・設計・開発要求
・移行要求
・教育要求

5‐9. 補足資料

⑨補足資料
・年間保守運用の要件と見積もり
・制作開発時の社内体制
・システムの操作説明
・会社案内と制作実績
・参考サイト
・注意事項

 

6. まとめ

RFPは、システム開発や委託業務をスムーズに進めるための最上流工程であり、プロジェクトの“仕切り”的存在です。

RFPを作成する準備段階においては全体設計と体制作りがなされるので、その本質はルール作りであり、かつ体制構築でもあります。

日本のシステム開発の大きな課題の一つはitゼネコンに代表されるヒエラルキー構造であり、パワーバランスによる仕事のブラック化です。

誰に権限と責任があり、望む要件とスケジュールを明確にしRFPとして文書化することは、お互いが気持ちよく働くためのプラットフォームになるという大きなメリットがあります。