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イベント企画書は、イベント企画を進行させる上でとても重要です。なぜなら、イベントには多くの関係者が関わり、共有できる書類が必要だからです。例えば、コンセプトや当日プログラム、スケジュール、会場仕様などがあります。

そんなイベント企画書を急に作成しなければならなくなった場合、どうすればいいのでしょうか。本記事では、そんな状況の方がすぐにイベント企画書を作成できるように解説します。

具体的には、書き方のポイントや無料テンプレートの紹介、1枚にまとめる方法です。納期で焦っている方も、安心して実行してみて下さい。

 

1. イベント企画書とは

まず最初に、そもそもイベント企画書がなぜ必要なのかを解説します。作成する必要性を理解することで、おさえるポイントがわかりやすくなります。

1-1. イベントの全体像を共有する

決定する前の企画段階のイベント企画書の場合、経営陣へのプレゼンがメインになります。また承認を得た後のイベント企画書の場合、オペレーションが中心になります。

イベントのオペレーションには、通常様々な関係者が関わります。例えば、運営チームリーダーや会場担当、手配担当、景品担当、広報担当などです。また外注で業者さんに依頼する場合、カメラマンさんや照明さん、音響さんとさらに関係者は増えます。

このようにイベント企画書は、段階や対象によっていくつかの種類があります。ただいずれの場合でも、イベントの全体像を共有する重要な役割を果たします。

1-2. 社内向けの場合

1-2-1. 経営陣に対するプレゼン資料として

新しいイベントを実施したり、大幅にリニューアルする場合など、経営陣にプレゼンして決済をもらう必要があります。そんな場合、重要視されるのは経営的メリットです。

例えば、「売上」「利益」「新規会員数」といった直接的利益があります。また「知名度の向上」や「ブランディング」といった間接的な価値もあります。つまり、経営陣の評価指標を意識してイベント企画書を作成することが重要です。

1-2-2. 運営マニュアルとして

これは、イベント運営に関わる社内スタッフ向けの資料として作成する場合です。例えば、「イベントタイトル」「主催」「日時」「会場」「目的」「プログラム」「予算」といった要素です。イベントタイトルは、インパクト溢れる訴求力の強いものが理想です。また主催は、通常スポンサー名になります。

1-3. 社外向けの場合

1-3-1. 協賛、後援企業向け資料として

イベントを実施する場合、主催のスポンサーだけでなく、協賛がつくことがよくあります。協賛とは、管理者の主催者にお金や人を提供し、宣伝の機会を得る形態です。一方主催は、イベントの主体として企画実行し、全体の責任を負う立場になります。また後援は、宣伝を行う企業がその代わりに主催者に資金や人を提供する形態です。そういった外部の企業向けに作成する場合、イベントの社会的意義や波及効果をアピールする必要があります。

1-3-2. 協力会社向け資料として

大規模なイベントの場合、外部の企業へ外注することが多々あります。例えば自動車関係のイベントの場合、「展示会」や「試乗会」などがあります。その場合、イベント用の「サーキットでの走行企画」や「インストラクター手配」といった得意分野を持つ会社があります。

また「映像制作」や「司会者派遣」、「ケータリング手配」が強い会社もあります。こういった外部の協力会社には、会場の見取り図や詳細な設備仕様といった資料が必要になります。

 

2. イベント企画書のテンプレートと書き方

今回は、BtoCのイベントを想定したイベント企画書を想定して解説していきます。またタイプ的には、社内プレゼン向けという想定です。経営陣に対して説得するイメージです。

2-1. 企画書のタイトル

イベント企画書のタイトルは、「どこで」「誰に対して」「何をやるか」の要素を入れるのが理想です。また「何がスゴイのか」を盛り込むと、渡された人はよりページを
めくりたくなります（笑）。企画のインパクトを示す常套手段は、数字で表現することです。ここでは「500台」という数字で、ニュース性をアピールしています。

2-2. 目次

イベント企画書の中身を作成する前に、まず目次を作成します。本編のストーリーを考え、それを目次に落とし込みます。そういう意味では、目次部分はストーリーの要約ともいえます。

ストーリーの構成は千差万別です。一般的には、「企画の背景」や「現状」、「課題」などから入ります。そうすることで、企画の必要性や危機意識を共有することができます。

2-3. イベントの目的

イベントの目的ページは、「なぜこのイベントをやる必要があるのか」を伝える部分です。例えば例年開催されているイベントや他社の類似イベントがある場合、その成功ポイントと課題ポイントを記すとより説得力が増します。

また過去に類似イベントがない新規のイベントの場合、実施する意義とメリットを明示すると説得力が増します。メリットには、集客数や売上げ、会員登録、知名度UP、ニュース報道などがあります。

2-4. イベントの概要

イベントの概要は、イベントの目的や目標、スケジュールや予算など、関係者が共有すべき情報をまとめたものです。例えば社内文書の場合、社内事情を反映した内容すると共感を得やすくなります。

また社外文書の場合、協賛や後援企業の賛同が得られやすい内容にします。イベントの概要ページは、全体像を把握する重要なページですので、ポイントをおさえながらできるだけ具体的に書くようにしましょう。

2-5. イベントの内容について

イベントの内容については、項目とタイムスケジュール、会場情報を明記します。会場情報については、地図だけでなく外観やエリアの風景写真を入れるとより具体的イメージがつきやすくなります。

2-6. 集客について

イベントの企画では、ゲストのキャスティングや会場をおさえるだけでなく、集客も重要です。採算性だけでなく、イベントの認知度やブランドの波及度等、イベントの動員数が全てに影響するからです。

集客のページについては、予算や集客チャネル、集客目標数を記します。近年はテレビや新聞、雑誌、ラジオだけでなく、Webサイトやインスタグラム、X（旧ツイッター）、YouTubeなどの活用も重要になってきています。

2-7. 費用・予算

費用は、採算性を予測する上でとても重要です。過去に実施したことのあるイベントの場合は相場が把握できますが、新規イベントの場合は、費用の実績データはありません。そういった場合、類似イベントの費用項目別に調べたり、外注先企業の見積書をベースに作成することになります。

イベント費用の項目としては、会場費や広告宣伝費、人件費、企画費、製作費、機材費などがあります。例えばイベント費用を削減する方法としては、安い会場を探したり、SNSでの広告宣伝、補助金の活用や商品販売などがあります。

2-8. 運営体制

運営体制については、「自社でどの範囲まで担当するか」と「協力会社にどこまで依頼するか」を明記します。それぞれの具体的な業務項目を記します。

新規イベント企画で社内の経営陣にプレゼンする場合、「実行能力があるか」「リソースが足りているかどうか」がチェックされます。そのため協力会社については、補足資料として過去の実績をつけると安心感が増します。またリソースについては、具体的な職種名と人数まで明記すると具体性が増します。

2-9. スケジュール

スケジュールのページでは、「企画」「準備」「当日」「事後」の4段階があることを意識して書くと効率的です。特に重要なのが、集客と会場手配です。

集客はイベントの生命線であり、十分な時間を確保して、会場の収容人数の100％に近づかせる必要があります。また会場が手配できないと、イベントが開催できなくなります。例えば人気の会場の場合、かなり以前から埋まっている可能性があります。必ず事前の予約情報を確認しておきましょう。

2-10. イベントのKPI設定について

イベントのKPIは、開催後の効果測定における重要な指標になります。また継続的に開催する場合、実施施策とKPI指標の数字変化がノウハウになります。そのため、できるだけ具体的に設定することがポイントです。以下に具体例を記します。

＜イベント企画のKPI設定例＞
① 認知度の向上→新規会員登録数
② リードの獲得→新規リード数
③ 商談の獲得→新規獲得商談数

 

3. 無料で使えるテンプレート

急いでイベント企画書を作成する必要がある場合、短時間である程度の完成度を実現できるのがテンプレートです。ここでは、無料で使えるおススメのテンプレートをご紹介します。

3-1. オシャレなデザインで無料で作れるCanva

オシャレなデザインテンプレートがたくさんあるのが魅力なのが、Canvaです。Canvaができる前は、illustrator（イラストレーター）やPhotoshop（フォトショップ）などのソフトが必要でした。しかしCanvaはパソコンさえあれば、完成度の高いイベント企画書を作成することができます。

3-2. 美しいパワーポイントの無料企画書テンプレート

シンプルで洗練されたパワーポイントの無料テンプレートを使えるのが、PPTips.jpです。会員登録が必要ですが、ここでのテンプレートはイベント企画書の作成に応用できます。特に急いでイベント企画書を作成する必要がある場合、臨場感の高い写真データを用意すれば、極めて短時間で完成度の高い企画書が作成できます。

3-3. 短時間でワードで作成できる無料企画書テンプレート

イベント企画書をワードで作成したい方もたくさんいらっしゃると思います。特に企画の初期の段階で企画書に要点を記したい場合、ワード文書の無料テンプレートは便利です。例えばA4のワード文書で作成する場合、便利なのがwelogです。タイトルや作成日、作成者、現状や課題、企画内容が最初からデフォルトで記載されています。

 

4. 真似することで企画書の書き方やプレゼン方法がわかる動画紹介

ここでは、すぐに応用できる企画書の作り方がマスターできるYouTube動画をご紹介します。再生回数が多く、実践性の高いおススメ動画です。YouTube動画は何回も止めて見ることができるので、学習ツールとしても非常に効果的です。

4-1. 東大工学部卒「パワポ芸人」の5つのポイント

この『【パワポ作成 5つのポイント ♯1】これさえできれば誰でも「一流パワポマスター」』では、パワポ作成のポイントをわかりやすく解説してくれています。ポイントは、「箇条書きを作る」「テンプレートを作る」「四角形で切り分ける」「メリハリをつける」「パワポを使いこなす」です。動画は、パワポ芸人トヨマネさんの25分✕4回の集中講義スタイルになっています。

4-2. パワポで伝わる資料が8の法則

パワポ芸人トヨマネさんのNewsPicksバージョンが、この『【パワポ】これさえ覚えれば誰でも「伝わる資料」が作れる、8の鉄則【簡単】』です。例えば使用するフォントについては、太字と細字の区別ができる游ゴシックがおススメなど、細かい実践的なノウハウを伝授してくれています。

4-3.【孫正義が認めた、社内プレゼンの技術】伝えるべきは勇気と希望

新規イベントを企画する場合、企画の立案だけでなく、社内プレゼンが必要になります。そんな時に役に立つのが、この『【孫正義が認めた、社内プレゼンの技術】伝えるべきは勇気と希望』です。「社内プレゼンは通るまでプレゼンし続ける」という言葉からスタートするこの動画は、かなり気づきを与えてくれます。特に決裁権者の心の内側を丁寧に解説してくれているので、「企画を通すポイント」がクリアになる興味深い動画です。

 

5. イベント企画に関するYouTube人気動画

ここでは、YouTube上でイベント企画に関する人気動画を以下にご紹介します。

 

6. まとめ

イベント企画書は、急な作成を頼まれることもよくあります。そんな時に打ち込むだけである程度完成度の高い企画書が作成できるテンプレートは、心強い味方です。

まずはテンプレートを使って自社のイベントの情報を打ち込み、基本形を作成した後にブラッシュアップしていくのが、最も効率的な書き方です。ブラッシュアップ方法例としては、ビジュアル効果の高い写真を探したり、Canvaを使って綺麗な図版を作成するのも効果的です。

ビジネスのクオリティは、「質」と「量」だけでなく、「スピード」も重要な要素です。文書作成において、そのスピード感を上げるコツをマスターできると、モチベーションが上がるだけでなく、生産性も大幅にアップします。

本記事では、今後もお役立ち情報を随時加筆していく予定ですので、お役に立てれば幸いです。